Якщо у приміщенні зареєстровано декілька осіб, але не всі у ньому фактично проживають субсидію можна оформити, враховуючи дохід лише тих осіб, які фактично проживають у приміщенні.

В такому випадку оформлення здійснюється відповідно до "Положення про порядок призначення та надання населенню субсидій..." від 21 жовтня 1995 р. N 848.

У п. 7 діючої редакції Положення, а також у редакції, яка буде діяти з 01.05.2015р. передбачено, що субсидія розраховується виходячи з кількості зареєстрованих у житловому приміщенні осіб, які фактично в ньому проживають.

Під час прийняття рішень у таких випадках враховується наявність документів, що підтверджують тимчасову відсутність осіб з числа зареєстрованих. Перелік таких документів не є вичерпним, а одним з найбільш простих в отриманні є довідка, що підтверджує місце перебування особи в іншій адміністративно-територіальній одиниці у зв'язку з роботою.

Таку довідку може видати роботодавець, підтверджуючи факт роботи особи в певному місці та його проживання в межах іншої адміністративно-територіальної одиниці, тобто не за місцем реєстрації.

Перш ніж подавати документи для оформлення субсидії, необхідно звернутися до конкретного органу, до якого будуть подаватися документи і дізнатися особливості оформлення такої довідки, оскільки її форма законодавством не передбачена, вона видається роботодавцем у вільній формі і у кожного місцевого органу можуть бути свої вимоги до її оформлення.

Іншими документами для підтвердження факту непроживання особи за місцем реєстрації відповідно до п. 7 Положення є довідки, що підтверджують перебування особи в іншому місці у зв'язку з лікуванням, навчанням, довготривалим відрядженням, відбуванням покарання.

Також з 01.05.2015 р. додатковим документом, що підтверджує факт непроживання особи по місцю реєстрації буде довідка про оплату житлово-комунальних послуг в іншому житловому приміщенні. Тому за наявності квитанцій на оплату комунальних послуг за місцем фактичного проживання їх також можна додати до заяви про призначення субсидії (при цьому в місцевому органі оформлення субсидії необхідно дізнатися, чи можна подати копії квитанцій і чи треба їх завіряти, оскільки оригінали квитанцій має зберігати платник).

Таким чином особа, яка бажає оформити субсидію без урахування осіб, які фактично не проживають у приміщенні, подає:

• Заяву про призначення житлової субсидії; 
• Декларацію про доходи і витрати осіб, які звернулися за призначенням житлової субсидії; 
• Довідку з місця роботи про підтвердження факту роботи та проживання в іншій адміністративно-територіальній одиниці особи, яка зареєстрована в приміщенні, але фактично не проживає у ньому; 
• Квитанції (за наявності) про сплату комунальних послуг в іншому приміщенні особою, яка фактично не проживає за місцем реєстрації (з 01.05.2015р.).