Службові відрядження працівників досить часто додають роботи бухгалтерам на підприємствах. Якщо з відрядженнями по Україні більш-менш зрозуміло, то поїздки за кордон нерідко викликають ті чи інші складнощі.
Законодавцем були передбачені такі обов’язкові документи, які необхідно мати для належного оформлення витрат, що пов’язані з відрядженням працівника:
- наказ керівника про відрядження того чи іншого працівника;
- оформлений належним чином авансовий звіт з підтверджуючими документами, що засвідчують факт понесення, вартість цих витрат, а головне - суть цих витрат;
- якщо це закордонне відрядження – відмітки уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті;
- якщо це тривале відрядження, яке передбачає поїздки до декількох міст або навіть країн – доцільно скласти окремий звіт про відрядження, де висвітлити його мету, цілі та виконані завдання.
Серед зазначених документів на особливу увагу заслуговує закордонний паспорт з відмітками уповноваженої службової особи. На практиці нерідко виникають ситуації, коли в закордонному паспорті співробітника зовсім відсутні чи містяться відмітки лише країни відрядження.
Яким чином такі недоліки можуть вплинути на добові, що відображаються в податкових витратах? Та чи унеможливить даний факт віднесення добових до складу витрат на відрядження?
Відповідь на дані питання міститься в ПКУ, згідно з пп. 140.1.7 якого до складу витрат на відрядження відносяться також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), які визначаються в разі відрядження до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), – згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.
З огляду на дану норму слід наголосити, що Кодекс вимагає наявність відміток саме прикордонної служби України, а не інших країн. А тому, якщо в паспорті співробітника наявні відмітки лише країни відрядження та відсутні відмітки прикордонної служби України – у такому разі сума добових не включається до складу витрат платника податку. При цьому варто зауважити, що така позиція податківців не раз була представлена у відповідних листах та в «Єдиній базі податкових знань».
Відсутність відміток в паспортах відряджених пояснюється просто – згідно з ч. 3 ст. 12 Закону України «Про прикордонний контроль» від 05.11.2009 р. № 1710-VI, відмітки про перетинання державного кордону у паспортних документах громадян України не проставляються, за винятком випадків їх особистого звернення з метою проставлення такої відмітки. Тому й цілком можлива відсутність відмітки про перетин державного кордону України у закордонному паспорті працівника, який не звернувся до прикордонників щодо проставлення відмітки.
Наслідки такої неуважності невтішні як для працівника, так і для бухгалтера, який завчасно не попередив відрядженого про такий нюанс.
Так, у разі відсутності відміток прикордонної служби України можливі два варіанти розвитку подій:
1) відрядженому доведеться повернути отримані добові;
2) якщо отримані добові працівник не повертає, вони прирівнюються до його додаткового блага, оподатковуються ПДФО та не включаються до податкових витрат.
Що ж стосується витрат на проїзд та проживання, то їх включення до складу витрат, що враховуються при визначенні об’єкта оподаткування, згідно з вимогами ПКУ, проводиться за наявності оформлених належним чином підтверджуючих документів, що засвідчують факт понесення та вартість цих витрат. Однак слід пам’ятати про те, що в ситуації, коли сума добових не включається до витрат, то існує ризик того, що витрати на проживання та інші супутні витрати будуть теж поставлені під сумнів. Так, якщо ставиться під сумнів сам виїзд працівника за кордон, то логічно, що не може бути й мови про витрати, понесені ним у відрядженні.
Отже, за відсутності зазначених відповідних підтверджуючих документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює, сума добових не включається до складу витрат платника податку.
Для уникнення подібних ситуацій, на нашу думку, перед відрядженням працівника слід детально проінструктувати про надання ним необхідних підтверджуючих документів, а також про необхідність отримання відмітки Державної прикордонної служби при перетині кордону.
