Інкасація без використання касових документів
Відповідно до Положення № 637, кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті. Що ж до відокремлених підрозділів, то тут є певні особливості.
Так, згідно абз. 4 з п. 4.2: «Відокремлені підрозділи, що здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО і при цьому не проводять операції з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами можуть не вести касову книгу».
Однак, яким чином тоді здійснюється інкасація? Чи можливо її провести безпосередньо через РРО без використання касових документів?
З цього приводу НБУ видало декілька роз’яснюючи листів:
Такої ж думки і Міністерство доходів і зборів України - матеріал за посиланням.
Відповідно до роз’яснень: «Якщо відокремлений підрозділ проводить операції з приймання та видачі готівки через РРО або РК (з відображенням їх у КОРО), а також здійснює тільки операції зі здавання виручки і при цьому:
- не виконує операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковими касовими ордерами;
- не здійснює операції з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби та інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами та відомостями (тобто не здійснює операції, що оформляються касовими ордерами та відомостями),
то такий відокремлений підрозділ згідно з вимогами п. 4.2 Положення № 637 касову книгу не веде».
При цьому здавання відокремленим підрозділом проведеної через РРО виручки до банку будь-яким із можливих способів (самостійно, через службу інкасації, через касу головного підприємства) також не потребує складання касових ордерів та ведення касової книги. А інкасація виручки відокремленого підрозділу в цьому випадку здійснюється відповідно до п. 4.5 Порядку реєстрації, опломбування та застосування РРО № 614 з використанням операції «службова видача» та обліковується таким відокремленим підрозділом в КОРО.
Враховуючи те, що положення п. 4.5 Порядку № 614 повністю дублюється в п. 6 Наказу Міністерства доходів і зборів України «Про затвердження нормативно-правових актів щодо застосування реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій» від 28.08.2013 року № 417, листи є актуальними і на сьогоднішній день.
Таким чином, у разі відсутності операцій за прибутковими касовими ордерами та операцій з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі потреби, ви маєте право не вести касову книгу. В такому разі інкасація виручки буде здійснюватися за допомогою РРО з використанням операцій "службове внесення" та "службова видача", що не потребує ведення касової книги.
Чи можливовести касову книгу, при цьому проводячи інкасацію через РРО?
Розглянемо також питання можливості ведення касової книги структурними підрозділами лише для видачі коштів під звіт одночасно з проведенням інкасації через РРО.
Так, у вищезазначених роз’ясненнях НБУ передбачена можливість відокремленого підрозділу на вибір здійснювати інкасацію шляхом зарахування готівки на банківські рахунки через:
- здавання готівкової виручки, використовуючи касові документи;
- перерахування виручки до банку за допомогою РРО (за умови відсутності операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами).
Відповідно до роз’яснення НБУ від 30.04.2013 року: «Для обліку операцій з готівкою у національній валюті, яка проходить через касу юридичної особи, ведеться одна касова книга. Ведення окремої касової книги юридичною особою для структурного підрозділу, що використовує в роботі РРО та здійснення в ній записів щодо оприбуткування готівки такого структурного підрозділу, не передбачено вимогами Положення».
Таким чином НБУ роз’яснює можливість не вести окрему касову книгу структурними підрозділами в разі здійснення інкасації через РРО. При цьому ні роз’яснення, ні законодавство не містить заборони щодо використання одночасно як касової книги, так і РРО. Отже, рішення про ведення касової книги в разі здійснення інкасації через РРО залишається на розсуд суб’єкта господарювання.
