У багатьох бухгалтерів, кадровиків та юристів донині виникають питання щодо необхідності подання звіту щодо наявних вакансій за формою 3-ПН.

Вказану форму звітності та порядок її подання затверджено Наказом МСПУ від 31.05.2013 року № 316. Нею фактично замінено стару форму З-ПН. Тобто нову форму звіту було введено, але це не зменшило кількості питань щодо даної форми звітності – радше навпаки: питань побільшало.

Отже, згідно з вказаним наказом форма подається за наявності у роботодавця попиту на робочу силу (вакансії) не пізніше 10-ти робочих днів з дати відкриття вакансії(й). Датою відкриття вакансії є наступний день після створення робочого місця чи припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним, або дата, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір з найманим працівником.

Як бачимо, необхідною умовою подання форми є створення робочого місця або припинення трудових відносин з працівником, при цьому деякий час робоче місце такого працівника має бути вакантним.

Тобто у випадку, якщо на робоче місце працівника, який звільнився,було одразу прийнято нового працівника, звіт за формою З-ПН не подається.

Така позиція викладена і у Роз’ясненні Київського міського центру зайнятості, розміщеному на сайті Державної служби зайнятості.

Поширеною була практика багатьох підприємств, особливо із невеликою кількістю працівників, перезатверджувати штатний розклад підприємства після звільнення одного співробітника та прийняття одразу нового співробітника.

Думаю, що враховуючи подібне формулювання тексту Наказу та позицію Держслужби зайнятості, необхідності у подібному перезатвердженні немає. У разі, якщо роботодавець планує укомплектувати вакансію самостійно, без допомоги служби зайнятості, він також зобов’язаний подати форму № 3-ПН, при цьому, згідно з Порядком подання цієї звітності, зазначивши у ній, що він не потребує укомплектування вакансії за сприяння державної служби зайнятості.

У випадку, якщо вакансія передбачена штатним розписом, роботодавець має подавати інформацію за формою № 3-ПН до внесення відповідних змін у штатний розпис.

Але найголовніше, що потрібно відзначити: за неподання вказаної звітності штрафні санкції не передбачені. При цьому така позиція знайшла відображення у Листі Міністерства соціальної політики України від 31.07.2013 р. № 36/021/106-13.

Сподіваюсь, що нове регулювання питання подачі звіту за формою № 3-ПН та відповідні роз’яснення від Мінсоцполітики та Державної служби зайнятості допоможуть підприємствам ефективно організувати діловодство та звітність щодо питань вакансій.

 Можливо, Вам будуть корисні наступні матеріали:

Готовність № 1 для аутсорсингових компаній

Щодо оформлення трудових відносин із працівниками при виділі підприємства

Чи входить випробний період до періоду відпустки?

Визначення останнього робочого дня при звільненні 

Чи може Директор керувати компанією без трудового договору